Focus and time management with Focus To-Do ⏱️

Hace algunos días comentaba en una de mis publicaciones que me sentía bastante cansada, un agotamiento más mental que físico que tarde o temprano podría traducirse en una pérdida de efectividad en mis tareas diarias, de manera que decidí tomarme con seriedad este tema que podría derivar en problemas de salud a futuro. Lo primero ha sido entender que no necesariamente son demasiadas tareas, sino que las estoy abordando todas sin una correcta planificación, lo que termina por generar cansancio o fatiga. Es decir, los compromisos asumidos, igual los debo seguir honrando como hasta ahora, solo que esta vez es necesario dedicarles el tiempo preciso, optimizar, trabajar con eficiencia, y real concentración.

Ese agotamiento que terminamos teniendo al final del día por exceso de trabajo, muchas veces es consecuencia de la falta de concentración y de la procrastinación, generando que todo se acumule y terminemos agobiados, cansados, e incluso frustrados por lo que consideramos “falta de tiempo”. No sé si les pasa, pero yo a veces me quejo de que el tiempo no me rinde, y la verdad es que si, tengo muchos pendientes, pero también es cierto que me distraigo con facilidad, en una conversación, en las redes sociales, leyendo una u otra cosa, y en ese saltar de aquí para allá se consume un tiempo valiosísimo.

A few days ago I commented in one of my posts that I felt quite tired, mental fatigue more than physical that sooner or later could cause a loss of effectiveness in my daily tasks, so I decided to seriously take this issue that could lead to health problems in the future. The first thing has been to understand that there are not necessarily too many tasks, but that I am tackling them all without proper planning, which eventually leads to tiredness or fatigue. In other words, I must continue to honor the commitments I have assumed, just as I have up to now, but this time it is necessary to dedicate the right amount of time to them, optimize, and work efficiently, and with real concentration.

That exhaustion that we end up having at the end of the day because of too much work, is often the result of lack of concentration and procrastination, generating that everything accumulates and we end up overwhelmed, tired, and even frustrated by what we consider "lack of time". I don't know if it happens to you, but I sometimes complain that time does not give up, and the truth is that yes, I have many pending things, but it is also true that I get distracted easily, in a conversation, in social networks, reading something or other, and in this jumping from here to there, valuable time is consumed.

Retomando conceptos aprendidos, comprendo que es necesario una planeación correcta que me permita hacer frente a todos mis proyectos en los tiempos adecuados, sin que ello represente una carga adicional de trabajo, ni tampoco un agotamiento excesivo. La clave está en completar tareas con absoluto compromiso, respetar los tiempos, y tomar descansos en intervalos determinados de tiempo, eso mitiga la fatiga, y permite obtener resultados más efectivos.

Un método ya comprobado para ayudar en este proceso de gestión del tiempo y la productividad, es el Método Pomodoro del que ya seguramente han escuchado hablar, y que deben conocer. De todos modos, como una imagen vale más que mil palabras, les dibujé un gráfica que se explica por si sola de como funciona esta técnica. Les confieso que en el pasado intenté ponerla en práctica, y al principio funcionaba muy bien para mi, pero muchas veces lo terminé saboteando, bien sea porque me saltaba los intervalos de descanso, o porque incumplía los ciclos del Pomodoro. En fin, terminé imponiendo mi propio esquema de trabajo.

Based on the concepts learned, I understand that correct planning is necessary to allow me to face all my projects at the right time, without representing an additional workload, or excessive exhaustion. The key is to complete tasks with absolute commitment, respect the times, and take breaks at certain intervals of time, which mitigates fatigue, and allows me to obtain more effective results.

A proven method to help in this process of time management and productivity, is the Pomodoro Method which you have surely heard about, and that you should know. Anyway, as a picture is worth a thousand words, I drew you a graphic that explains by itself how this technique works. I confess that in the past I tried to implement it, and at first, it worked very well for me, but many times I ended up sabotaging it, either because I skipped the rest intervals, or because I did not follow the Pomodoro cycles. In the end, I ended up imposing my own scheme of work.

_{Explicación gráfica de la Técnica Pomodoro por @gorayii | PowerPointGraphical Explanation of the Pomodoro Technique by @gorayii | PowerPoint}

Ahora bien, que lo haya violentado no quiere decir que no reconozca su efectividad como técnica de productividad, por lo que decidí intentarlo en esta oportunidad apoyándome en alguna herramienta que me permitiese gestionar mejor los tiempos. A decir verdad, lo que realmente busqué fue aplicación con la que pudiese gestionar el tiempo que dedico a mis tareas y proyectos, en base al principio del método Pomodoro, pero con lapsos de tiempo personalizados según mis necesidades, es decir, más allá de los 25 minutos.

En la búsqueda conseguí infinidad de apps concebidas según la técnica de Pomodoro, entre tantas, me decanté por Focus To-Do, y lo hice con esta herramienta porque descubrí que no solo la puedo tener instalada en mi celular, sino también en el apple watch, y en mi navegador web, por si fuera poco, se puede sincronizar en todos los dispositivos.

Tanto la versión móvil como la extensión web son bastante parecidas en su configuración y ejecución, sin embargo les reseñaré las bondades vistas desde la app móvil, la cual está disponible tanto para iOS como para Android.

Desde la aplicación se pueden gestionar distintos proyectos y las tareas vinculadas a éstos, para ello, se establece la cantidad de Podomoros (bloques de tiempo programables) en los que aspiramos dar cumplimiento a las tareas, la fecha de vencimiento, el horario y la frecuencia de ejecución de cada una de esas tareas.

Now, the fact that I have violated it does not mean that I do not recognize its effectiveness as a productivity technique, so I decided to try it this time relying on some tool that would allow me to better time management. To tell the truth, what I was really looking for was an application with which I could manage the time I spend on my tasks and projects, based on the principle of the Pomodoro method, but with customized time-lapses according to my needs, that is, beyond the 25 minutes.

In the search I got a lot of apps designed according to the Pomodoro technique, among many, I chose Focus To-Do, and I did it with this tool because I discovered that not only I can have it installed on my cell phone, but also on my apple watch, and in my web browser, to top it off, it can be synchronized on all devices.

Both the mobile version and the web extension are quite similar in their configuration and execution, however I will outline the benefits seen from the mobile app, which is available for both iOS and Android.

From the application it is possible to manage different projects and the tasks related to them, for this, the number of Podomoros (programmable time blocks) in which we aspire to fulfill the tasks, the due date, the schedule, and the frequency of execution of each of these tasks is established.

En la configuración se define la duración que consideremos justa para cada Pomodoro, es decir, que puede ser distinta de 25 minutos, de hecho, puede ir desde 1 minuto hasta 480 minutos. Así mismo, es posible definir la duración de los intervalos de descanso que no necesariamente tienen que ser de 5 minutos para los cortos o de 25 minutos para los largos, aquí tenemos la libertad de configurarlo a conveniencia. Se integra, por supuesto, la función de alarmas que es la señal del inicio, pausa o fin, de cada tarea según los Pomodoros establecidos.

In the configuration we define the duration that we consider right for each Pomodoro, that is to say, it can be different from 25 minutes, in fact, it can go from 1 minute to 480 minutes. It is also possible to define the duration of the rest intervals, which do not necessarily have to be 5 minutes for the short ones or 25 minutes for the long ones, here we have the freedom to configure it at our convenience. It integrates, of course, the function of alarms that is the signal of the start, pause, or end of each task according to the set Pomodoros.

Algo que me ha gustado mientras me familiarizo con la app móvil, es que durante el tiempo de ejecución de un Pomodoro se puede activar un modo estricto que obliga a no utilizar el celular durante ese tiempo, puede ser mediante la activación de voltear teléfono, o la de prohibir salirse. Adicional a ello, existe un módulo denominado Bosque, que es una especie de juego en el que por completar Pomodoros generamos luz solar, y esta luz es necesaria para hacer crecer un árbol. La ideal de esto es motivar a permanecer enfocado en el cumplimiento de las tareas sin caer en distracciones que interrumpan el proceso. A mayor concentración, mayor productividad.

Something that I liked while I familiarize myself with the mobile app, is that during the execution time of a Pomodoro you can activate a strict mode that forces you not to use the cell phone during that time, either by activating turn phone, or forbid to leave. In addition to this, there is a module called Forest, which is a kind of game in which by completing Pomodoros we generate sunlight, and this light is needed to grow a tree. The idea of this is to motivate to remain focused on the fulfillment of tasks without falling into distractions that interrupt the process. The greater the concentration, the greater the productivity.

A grosso modo así funciona la versión gratuita de la app, y así tal cual lo hace la extensión, que valga decirlo, está disponible en la tienda de Chrome y funciona perfectamente en Brave. Para vincular la app móvil con la extensión web, basta con iniciar sesión con el mismo correo del registro.

This is roughly how the free version of the app works, and so does the extension, which, it must be said, is available in the Chrome store and works perfectly in Brave. To connect the mobile app with the web extension, just log in with the same email as the registration.

_{Vista de la extensión para Google ChromeVView of the extension for Google Chrome}

Hasta ahora, y apenas llevo un par de días probando Focus To-Do, me ha parecido genial, porque es muy intuitivo, y sobre todo muy fácil de configurar y programar, en pocos pasos ya todo está andando. La simpleza en la ejecución de funciones me parece que es el mayor atractivo de esta aplicación, finalmente la idea es gestionar el tiempo a través de la optimización, y una app a la que le tengas que dedicarle horas solo en configurarlo, la verdad no se me hace nada práctico.

Mi compromiso está en aumentar mi nivel de concentración y enfoque al punto que mis energías se canalicen y el agotamiento disminuya. Además, ahora siento la presión de no dejar morir el árbol jajaja pondré mi mejor esfuerzo en producir suficiente luz para que ese árbol crezca fuerte y frondoso.

So far, and I've only been testing Focus To-Do for a couple of days, I've found it great, because it is very intuitive, and above all very easy to configure and program, in a few steps and everything is running. The simplicity in the execution of functions seems to me to be the biggest attraction of this application, finally, the idea is to manage time through optimization, and an app to which you have to spend hours just to configure it, the truth is not practical at all.

My commitment is to increase my level of concentration and focus to the point that my energies are channeled and exhaustion diminishes. Also, I now feel a responsibility to not let the tree die hahaha I will put my best effort into producing enough light for that tree to grow strong and lush.